COST ACCOUNTING II : RESPONSIBILITY ACCOUNTING AND REPORTING

RESPONSIBILITY ACCOUNTING AND REPORTING

Sistem akuntansi yang baik bukan hanya tentang menentukan cost/biaya produk dan profi secara akurat, tapi juga harus bisa membantu manajer dalam mengendalikan biaya dan memperoleh laba. Agar bisa mennjadi mekanisme kontrol yang efektif, sistem akuntansi didesain agar biaya yang timbul dari setiap aktivitas dicatat dan dilaporkan pada manajer yang bertanggung jawab. Begitu juga dengan aktivitas yang menghasilkan pendapatan (revenue), profitabilitas sebaiknya diukur dengan baik dan dilaporkan ke manajer yang bertanggung jawab. Sistem ini disebut sebagai responsibility accounting and reporting (akuntansi dan pelaporan pertanggungjawaban).

Responsibility Accounting and Cost Control - Traditional View

Pandangan tradisional berpendapat bahwa untuk mengendalikan biaya, individu-individu di perusahaan yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan kegiatan bisnis harus bertanggung jawab atas sumber daya yang dikonsumsi oleh kegiatan tersebut.

Dan tujuan dari akuntansi dan pelaporan tanggung jawab adalah menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mengevaluasi efisiensi dari penggunaan sumber daya. Dalam pandangan tradisional, cost control akan mengikuti evaluasi. Jika evaluasi menunjukkan penggunaan sumber daya secara tidak efisien dan biaya yang timbul juga menjadi tidak efisien, maka penyebabnya harus ditemukan dan disusun langkah -langkah agar tidak terulang kembali. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan cost budget dengan actual cost. Jika terdapat perbedaan maka disebut variance, yang akan dilaporkan kepada manajer yang bertanggung jawab atas aktivitas tersebut.

Struktur Organisasi

Sebuah organisasi sebaiknya disusun hingga tidak adanya tanggung jawab yang tumpang tindih, dalam artian satu orang manajer hanya bertanggung jawab terhadap satu hal saja, dan tidak diberikan tanggung jawab yang sama dengan manajer lainnya karena bisa menyebabkan ketidakefisienan di dalam sebuah organisasi.

Menentukan Siapa yang Mengendalikan Cost

Sistem akuntansi dan pelaporan pertanggungjawaban yang efektif, memisahkan biaya yang dapat dikendalikan dari biaya yang tidak dapat dikendalikan. Dalam pandangan tradisional, individu yang memiliki wewenang untuk mengendalikan kegiatan harus dimintai pertanggungjawaban atas biaya yang timbul sebagai akibat dari aktivitas tersebut.

Dan pihak yang memiliki hak untuk mengendalikan biaya adalah pihak yang memiliki tugas yang berkaitan dengan biaya itu sendiri. Seorang manajer bertanggungjawab atas cost di departemennya sendiri, jangan ada tumpang tindih dalam pengendalian cost antar departemen.

Responsibility Reporting

Akuntansi tanggung jawab (responsibility accounting) adalah program yang mencakup seluruh manajemen operasi dimana divisi akuntansi, cost, atau budget menyediakan bantuan teknis dalam bentuk periodic control report. Nah pelaporan tanggung jawab (responsibility reporting) adalah fase pelaporan dari akuntansi tanggung jawab.

Menurut pandangan tradisional, pelaporan tanggung jawab memiliki 2 tujuan utama :

1. Untuk memotivasi orang-orang untuk mencapai performa atau kinerja yang tinggi dengan melaporkan efisiensi dan inefisiensi kepada manajer yang bertanggungjawab beserta atasan-atasannya.

2. Untuk menyedivkan informasi untuk membantu manajer yang bertanggungjawab untuk mengidentifikasi inefisiensi sehingga mereka dapat mengontrol biaya.

Fundamental Characteristics of Responsibility Reports

Berikut adalah karakter fundamental dari laporan pertanggungjawaban :

1. Laporan harus sesuai dengan bagan organisasi.

2. Laporan harus konsisten dalam bentuk dan konten/isi setiap mereka diterbitkan.

3. Laporan harus tepat waktu.

4. Laporan harus diterbitkan secara teratur untuk meningkatkan kegunaannya. 

5. Laporan harus mudah dimengerti.

6. Laporan harus menyampaikan rincian yang memadai namun tidak berlebihan.

7. Laporan harus membandingkan biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan.

8. Laporan harus analitis.

9. Laporan untuk manajemen operasi sebaiknya dinyatakan dalam unit fisik maupun dalam nilai mata uang.

The Flexible Budget and Variance Analysis

Terdapat dua jenis budget atau anggaran, yaitu static budget dan flexible budget. Keduanya memberikan informasi yang diperlukan manajemen untuk pengendalian anggaran. Pengendalian anggaran memerlukan hal-hal berikut ini :

1. Perencanaan yang terorganisir.

2. Sarana untuk mengoordinasikan kegiatan berbagai divisi bisnis.

3. Dasar untuk pengendalian biaya.

Ketika tingkat dari seluruh aktivitas dapat diprediksi dengan akurat, maka suatu penganggaran biaya  di dalam static budget dapat dibandingkan dengan biaya aktual untuk memungkinkan dilaksanakannya pengendalian biaya. Tapi, di dalam kenyataannya sangat jarang terjadi situasi yang bsa diprediksi secara akurat. Jadi, tidaklah baik untuk membandingan hasil aktual yang berbeda dengan apa yang direncanakan di static budget. Efisiensi hanya dapat ditentukan dengan membandingkan biaya aktual dengan suatu anggaran yang didasarkan pada volume aktual. Flexibel budget (anggaran yang fleksibel) akan memberikan suatu ukuran mengenai seberapa besar biaya yang seharusnya terjadi dalam kondisi mananpun, dengan kata lain anggaran disesuaikan ke volume aktual.

Responsibility Accounting and Reporting - Alternative View

Kritik terhadap akuntansi dan pelaporan pertanggungjawaban dibagi menjadi dua, yaitu perilaku disfungsional manajer dan kegunaan data bagi manajer.

Perilaku Disungfional Manajer

Perilaku yang dimaksud dapat berupa :

1. Mengambil tindakan yang menguntungkan diri sendiri.

2. Hanya berfokus pada penganggaran daripada memperoleh kinerja yang baik.

3. Terlalu fokus pada target jangka pendek sehingga mengabaikan target jangka panjang.

4. Meninggalkan perusahaan karena frustasi dan tidak memperoleh prmosi.

Untuk mengatasi masalah ini, ada dua alternatif yang disarankan bisa menjadi dasar untuk evaluasi kinerja, yaitu penggunaan tren dalam kinerja aktual selama beberapa waktu dan anggaran berdasarkan estimasi kurva belajar.

Kegunaan Data bagi Manajer

Laporan pertanggungjawaban tetap memiliki kegunaan yang terbatas bagi para manajer yang bertanggung jawab untuk membantu mereka dalam pengendalian biaya. Dan masalah-masalah yang bisa timbul adalah :

1. Hampir semua sistem akuntansi dan pelaporan pertanggungjawaban secara tidak semestinya telah mendasarkan anggaran yang diperbolehkan pada ukuran aktivitas berdasarkan volume.

2. Data dari suatu sistem pelaporan tanggung jawab terlalu teragregasi sehingga menjadi tidak berguna.

3. Data kendali yang tersedia bagi manajer bersifat keuangan dan tidak bisa dengan mudah diintrepretasikan oleh banyak manajer operasi.

4. Data kendali yang tersedia bagi manajer tidak tepat waktu.

Masalah pertama dapat dikurangi dengan menerapkan perhitungan biaya berdasarkan aktivitas di sekitar sistem biaya berdasarkan aktivitas tersebut. Dan tiga masalah terakhir sulit untuk diatas dengan sistem akuntansi.